حتما با نرم‌افزارهایی که گزارشی را نمایش می‌دهند آشنایی‌دارید، برای مثال وقتی می‌خواهید گردش حساب(گزارش گردش حساب) خود را در موبایل‌بانک و یا اینترنت‌بانک مشاهده‌کنید، نخست باید محدوده تاریخ را وارد‌کنید، سپس به گردش حسابتان دسترسی پیدانمایید، و یا وقتی می‌خواهید ورودوخروج خود را در سیستم کارکرد شرکت‌تان مشاهده کنید باید ماه مورد نظر را انتخاب نمایید. نرم‌افزار اکسل برای داده‌ی ورودی بسیار کارا است اما برای جستجوی در اطلاعات(بخصوص وقتی اطلاعات در شیت‌های مختلف قرار دارند) و گزارش‌گیری از آن‌ها نیاز است در هر شیت جداگانه جستجو گردد و تهیه گزارش در آن به مفهومی که دربالا گفته شد(انتخاب برخی پارامترهادر یک فرم ورودی و نمایش آن‌ها در قالب فرمت گزارش) را ندارد. در اینجا می‌خواهیم یک فرم ورود اطلاعات و یک فرم گزارش ایجاد نماییم. فرض کنید چندین شیت دارید که هر شیت مربوط به یک مشتری است، که در تاریخ‌های گوناگون مبالغی کالاهای متفاوت از شما خریداری کرده‌است. می‌خواهیم یک شیت ایجادکنیم و که درون آن با استفاده از کامبوباکس(تقریبا مشابه چیزی با کارکرد کامبوباکس) بتوان با انتخاب مشتری، کالا و تاریخ مبلغ خرید را نمایش دهیم. توجه کنید دراینجا هر مشتری یک شیت خاص خود دارد. و یا اصلا می‌خواهید با انتخاب مشتری نمودار خرید آن به تفکیک کالا و یا تاریخ نمایش‌داده‌شود. اگر بخواهیم یک صفحه ایجاد کنیم که با انتخاب نام مشتری تمامی جستجوها در شیت همان مشتری انجام شود بدون آن‌که نیاز به رفتن به شیت مشتری مورد نظر باشد چه باید کرد؟

در این مقاله سعی بر آن است چند ترفند و راه‌کار برای کار با فایل‌های اکسل آموزش داده‌شود، شاید برخی را بدانید و شاید برای برخی دیگر راه بهتری سراغ داشته باشید(که اگر آن را برای سایت بفرستید تا با نام خودتان در سایت اضافه شود ممنون خواهم شد).

یک فایل اکسل دارید، شامل تعداد بسیار بسیار زیادی شیت. یافتن شیت مورد نظرتان در میان آن‌همه شیت مشکل‌ساز است. تعداد شیت‌ها بحدی زیاد است که با چشم بدنبال آن گشتن سخت است و بخصوص اسکرول کردن تب نام شیت‌ها کسالت‌بار، اگر امکانی باشد که لیست تمام شیت‌ها دردسترس باشد و با زدن کلیک روی آن‌ها به شیت موردنظر رفت بسیار عالی‌ست. روش‌هایمختلفی در این‌باره وجود دارد یکی استفاده از ماکرو(که نیاز است فایل اکسل از نوع Macro Enable باشد) و یا از دستورات و فرمول‌های درونی اکسل که ساده‌تر است.

اگر اکسل کار می‌کنید حتما با جستجو در اکسل آشنا هستید. هرگاه که بخواهید در یک شیت بدنبال یک کلمه یا جمله بگردید و یا بخواهید فقط ردیف‌هایی نمایش داده‌شود که شامل یک کلمه خاص می‌باشد از این روشهای جستجو استفاده می‌کنید. به فرض داخل یک شیت هستید، می‌توانید با زدن دکمه‌های Ctrl+F پنجره جستجو را بازکرده و کلمه یا جمله موردنظرتان را تایپ و جستجو نمایید، و یا اگر نیاز به نمایش اطلاعاتی دارید که فقط شامل کلمه یا جمله‌ای خاص است کافیست برای تک‌تک ستون‌ها، یک نام انتخاب کرده و با استفاده از تب Home و زدن دکمه Sort & Filter تمامی ستون‌ها را مجهز به فیلتر کرده و با استفاده از آن کلمه مورد نظر را جستجو نمایید. اما اگر داده‌ها در یک شیت و محل جستجو در شیت دیگر باشه چه باید کرد. فرض کنید یک شیت(برای نمونه نام آن را شیت‌داده می‌گذاریم) دارید که درون آن اطلاعات و داده‌ها به‌صورت ستونی درج شده و در شیت دیگری(نام آن را شیت‌گزارش می‌گذاریم) می‌خواهید براساس نیاز برخی از اطلاعات را از شیت‌داده‌ نمایش‌دهید. برای مثال فرض کنید در شیت‌داده نام دانش‌آموزان به همراه نمره‌های آن‌ها برای هر درس قرار‌دارد و میخواهید در شیت دیگری فقط اطلاعات دانش‌آموزی که مورد نظر است را نمایش‌داده و نموداری برای آن تهیه‌نمایید. چون تعداد دانش‌آموزان بسیار است جستجوی چشمی هم کارساز نیست. روش‌های جستجوی گفته شده در بالا در این‌جا کارساز نیست، چرا که شیت‌ها مجزا می‌باشند.